Artículo I: Propósito El objetivo de la política de conflicto de interés es evitar que los intereses personales y/o institucionales de los miembros del órgano de gobierno interfieran con el normal desempeño de su labor en la Fundación Salud Para los Dominicanos y asegurar que no existe un beneficio personal, profesional o político en perjuicio de la entidad. El conflicto de interés se define, por tanto, como un interés que podría afectar o podría parecer que afecta, el juicio o la conducta de algún o algunos miembros del órgano de gobierno, personal contratado, etc. en perjuicio de los intereses de la entidad. Esta política no pretende prohibir la existencia de relaciones entre la entidad y terceras partes relacionadas con el órgano de gobierno, empleados u otros individuos o grupos relacionados con la organización cuyos intereses puedan coincidir en la realización de alguna actividad conjunta (dualidad de interés y no conflicto). Esta política si exige, sin embargo, ante la posibilidad de alguna de las situaciones señaladas, la obligación de ponerlo en conocimiento de quien designe esta política y de que si se decide que existe dicho conflicto de interés, la persona o personas involucradas no participen en el proceso de toma de decisiones.

Artículo II: Definición La Fundación Salud Para los Dominicanos debería ser capaz de identificar las posibles situaciones de conflicto de interés que pueden darse dada la naturaleza de su actividad y las particularidades de la organización. Sería recomendable que con cierta frecuencia se revisase si existe o podría existir alguna de estas situaciones para actuar con la mayor diligencia. “De producirse conflicto de intereses o derechos entre la fundación y alguno de sus patronos, cuya concurrencia le corresponde determinar al Patronato por mayoría simple de los asistentes, los afectados no participarán en las decisiones en los siguientes supuestos: a) Adopción de acuerdos por los que se establezca una relación contractual entre la fundación y la persona que integre el Patronato, su representante, sus familiares hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad inclusive, o persona ligada con relación de afectividad análoga a la del cónyuge, o bien en la adopción de acuerdos por los que se establezca una relación contractual entre la fundación y una empresa u organización en la que la persona que integre el Patronato, sus familiares en los mismos grados, su cónyuge o persona ligada con relación de afectividad análoga a la del cónyuge, tengan una participación superior al veinticinco %. b) Adopción de acuerdos por los que se fije una retribución por sus servicios prestados a la fundación. c) Adopción de acuerdos por los que se entable la acción de responsabilidad contra la persona afectada que integre el Patronato.”

Artículo II 2 “Se equipara al interés personal, al efecto de apreciar la existencia de un conflicto de intereses, el interés de las siguientes personas: a) En caso de que se trate de una persona física, el del cónyuge, el de otras personas con quien se esté especialmente vinculado por vínculos de afectividad, el de sus parientes en línea recta sin limitación y en línea colateral hasta el cuarto grado de consanguinidad o el segundo de afinidad, y el de las personas jurídicas en las que se ejerzan funciones de administración o con las que se constituya, directamente o por medio de una persona interpuesta, una unidad de decisión, de acuerdo con la legislación mercantil. b) En caso de que se trate de una persona jurídica, el de sus administradores o apoderados, el de los socios de control y el de las entidades que formen con la misma una unidad de decisión, de acuerdo con la legislación mercantil.”

Artículo III: Procedimiento 1.- Comunicación: La persona o personas que tengan conocimiento de la posible existencia de un conflicto de interés propio o de otro miembro de la entidad deberán ponerlo en conocimiento del Presidente de la Fundación, aportando las pruebas o argumentos necesarios para verificar si existe o si podría parecer que existe dicho conflicto de interés. 2.- Determinación de si existe o podría parecer que existe un conflicto de interés: En reunión de Patronato o Junta Directiva (podría ser cualquier otro órgano existente o que se designe para estos casos) se expondrá el caso con todos los datos posible y se escuchará a la persona interesada. Posteriormente dicha persona abandonará la reunión y se discutirá y decidirá si se considera que existe o podría parecer que existe dicha situación de conflicto de interés. 3.- Procedimiento a seguir: Siempre en reunión de órgano de gobierno (o el órgano designado por la entidad para las contrataciones, compras, o cualquier otro aspecto en el que ha surgido el conflicto de interés). a) La persona interesada realizará una presentación exponiendo sus razones para la contratación o el acuerdo al que se pretende llegar. Posteriormente esta persona abandonará la reunión. b) El director general o el presidente del órgano de gobierno en cuestión podrá convocar a la reunión una o varias personas desinteresadas para proponer alternativas a la transacción o contratación o la situación que fuera de la opción presentada por la persona interesada. c) Posteriormente el órgano de gobierno deberá decidir si algunas de las alternativas propuestas puede ser igual o más beneficiosa que aquella que puede suponer un conflicto de interés. d) Si ninguna de las alternativas propuestas mejora las condiciones de la presentada por la persona interesada se tendrá que decidir por mayoría de los miembros desinteresados si se sigue adelante con la contratación o acuerdo. 4.- Incumplimiento de la política de Conflicto de Interés: a) Si el órgano de gobierno o comité designado tiene conocimiento de un posible incumplimiento de la política de conflicto de interés deberá informar al miembro sobre las razones para creer que se ha incumplido dicha política y permitir a la persona afectada que exponga su punto de vista sobre la situación. 3 b) Si, después de lo anterior, el órgano de gobierno o comité designado decide que no se ha seguido el procedimiento adecuado o no se ha informado de un conflicto de interés, ya sea real o potencial, se tomarán las medidas adecuadas, pudiendo llegar a la expulsión de la persona del órgano de gobierno o incluso la pérdida de la condición de socio, en el caso de las asociaciones o federaciones.

Artículo IV: Archivo del proceso y rendición de cuentas Las actas de las reuniones del órgano de gobierno o el comité designado deberán contener: 1.- Los nombres de todas las personas que han intervenido desde el comienzo del proceso con un resumen de sus intervenciones. 2.- Las alternativas estudiadas a la transacción o acuerdo propuesto por la persona interesada. 3.- Las razones por las que se ha decidido continuar con dicha transacción o acuerdo. 4.- El acuerdo alcanzado y la votación final. Artículo V: Publicidad Cada miembro del órgano de gobierno y comités existentes en la entidad así como cualquier persona en la que se delega alguna capacidad de decisión en la entidad, deberá firmar un documento o carta en el que afirme que 1.- Ha recibido una copia de la política de conflicto de interés. 2.- Ha leído y comprende la política. 3.- Está de acuerdo con el cumplimiento de dicha política. Artículo VI: Revisión periódica Anualmente el órgano de gobierno deberá revisar y emitir un informe que justifique que las transacciones, contrataciones, acuerdos, etc. realizados en los que se ha producido o parecía que se podía producir un conflicto de interés, aún se justifican por sus condiciones beneficiosas para la entidad en detrimento de otras posibilidades que no supondrían conflicto de interés.

Seguimiento:

La Fundación Salud para los Dominicanos tendrá un responsable en sede que hará el seguimiento del proyecto desde el inicio mismo de este. Además contará con un responsable directo del proyecto en el país de ejecución. La comunicación entre el socio local y el responsable del proyecto en sede será permanente, tanto vía e-mail como telefónica.

Antes de empezar la realización del proyecto, la Fundación Salud para los Dominicanos firmará un acuerdo con cada uno de los socios locales, en el que se especificará la forma de llevar a cabo el seguimiento y la evaluación del proyecto. Conforme al acuerdo suscrito, el socio local enviará los siguientes informes:

• Informes trimestrales: Se enviarán el décimo quinto día después de acabar el trimestre que reporta.
• Informes anuales: Se enviarán 15 días después de la finalización de cada año contado desde el inicio del proyecto.
• Informes finales: Se enviará 2 meses después de la finalización del proyecto.

Todos los informes se harán según el formato requerido por la fundación. Incluirán una información técnica y económica relevante del período informado y una previsión inicial para el período siguiente. La Fundación, siempre que lo considere necesario, podrá también pedir aclaraciones y modificaciones de estos informes. Finalmente los revisará y los completará para entregarlos a la entidad financiadora en los plazos requeridos por ésta. La Fundación informará a la entidad financiadora de los cambios accidentales introducidos en los informes y pedirá el permiso requerido para poder introducir los cambios sustanciales que se consideren necesarios y siempre que sean justificados para asegurar la buena ejecución del proyecto.

Evaluación:

Además, si el proyecto superara los dos años de ejecución, se encargará al final del proyecto una evaluación externa que tendrá que estar acabada en el plazo de nueve meses desde la fecha de finalización del proyecto. Esta evaluación se hará desde dos perspectivas distintas: clásica y de adecuación a los Objetivos del Milenio. La evaluación técnica clásica se realizará a dos niveles: general y particular. A nivel general, se trata de hacer un análisis de los procedimientos utilizados para la formulación, ejecución, el control y el seguimiento del proyecto teniendo en cuenta el trabajo de la fundación y de los distintos actores que intervienen en el proyecto. A nivel particular, se profundizará en la ejecución misma del proyecto utilizando los criterios comúnmente aceptados en el ámbito de la cooperación al desarrollo como son los de pertinencia, eficacia, eficiencia, impacto y sostenibilidad.

Esta evaluación incluirá también una valoración del grado de contribución del proyecto a los Objetivos del Milenio. La evaluación se hará alternando trabajo de gabinete y de campo. El informe final presentará unas recomendaciones que puedan ayudar a mejorar la formulación y la ejecución de este tipo de proyecto en el futuro.

El Patronato de la Fundación Salud para los Dominicanos, determina la siguiente política para la selección de proveedores y de empresas:

1. Se procurará contactar con proveedores y empresas que se distingan por su buena reputación y, de preferencia, que hayan sido referidas por medios o personas que sean muy fiables.
2. Se rechazará la colaboración de cualquier empresa o proveedor que haya estado implicado en alguna acción judicial por especulación, malversación, blanqueo de dinero o cualquier otro hecho delictivo.
3. Se tratará de conseguir proveedores con espíritu solidario que puedan realizar el servicio que se necesite, en forma gratuita, como colaboración a la obra humanitaria de la Fundación. De no ser posible, se procurará que el presupuesto sea lo más económico posible.
4. Siempre será necesario solicitar tres presupuestos por escrito a tres proveedores diferentes para comparar sus precios y calidades.
5. La colaboración de empresas se podrá pactar siempre que sea en todo sentido, favorable a nuestra Fundación y la empresa reúna las condiciones éticas y morales.
6. La cesión del logotipo será posible sólo en forma temporal, previo convenio y, para una gestión o promoción que pueda beneficiar a nuestra organización y respete los principios éticos y morales que nos identifican.